Tapahtumanjärjestäjä on monitaituri

Oletko koskaan miettinyt mitä kaikkea tapahtuman järjestämiseen vaaditaan? Kun itse osallistut johonkin tapahtumaan pysähdytkö miettimään, miten paljon työtunteja tapahtuman takana on? Jos kaikki sujuu ongelmitta, mietitkö edes kuka tapahtuman järjestäjä on tai ketkä ovat vastuussa tilaisuuden turvallisuudesta? Et varmasti, eikä sinun pidäkään. Ellet siis ole itse aikeissa järjestää omaa tapahtumaa. Siinä tapauksessa kannattaa seurata, miten muiden järjestämät tapahtumat sujuvat ja panna merkille, mikäli löydät niistä jotain paranneltavaa.

Innostusta ja täsmällisyyttä

Tapahtuman järjestämiseen vaaditaan paitsi tarpeeksi aikaa ja intoa, myös päättäväisyyttä ja ennen kaikkea kärsivällisyyttä hoitaa jokainen yksityiskohta kuntoon. Tapahtuman suunnitteleminen kannattaakin aloittaa hyvissä ajoin. Tarvitaanko kylällesi uutta tapahtumaa elävöittämään kesäviikonloppua vai tunnetko kenties jonkun esiintyjän, jonka kanssa yhteistyössä haluat järjestää tapahtuman? Olipa taustalla minkälainen ajatus tahansa, tapahtumalle tarvitaan paikka, sopimukset esiintyjien kanssa pitää solmia ja jotta tapahtuma saadaan aikaan, tulee usein käydä läpi aikamoinen lupaviidakko.

Varsinkin isompaa tapahtumaa järjestäessä esiintyjät tulee bookata jo hyvissä ajoin. Tapahtuman luonteesta ja laajuudesta riippuu se, tehdäänkö sopimukset itse artistin kanssa vai tarvitaanko esimerkiksi asianajajan apua. Mietittäviä asioita ovat esimerkiksi mahdolliset kiistatilanteet bändin kanssa tai mitä sitten tehdään jos pääesiintyjä sairastuu. Joka tapauksessa jotain kannattaa olla paperilla ylhäällä, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältytään.

Luvat kuntoon

Tapahtumapaikasta, sekä tapahtuman kohdeyleisöstä riippuu millaisia lupia tapahtumalle tulee hankkia. Jos paikka on sellainen, jossa yleensäkin erilaisia tapahtumia järjestetään on lupaprosessi hieman helpompi. Tahoja, joiden kanssa tulee olla yhteydessä ovat esimerkiksi tapahtumapaikan kaupungin eri virastot kuten elintarvike- sekä ympäristöviranomaiset. Tämän lisäksi luvat tapahtuman järjestämiseksi tarvitaan niin poliisilta kuin pelastusviranomaiseltakin. Mikäli tapahtumassa anniskellaan, eikä tapahtumapaikalla ole valmiiksi anniskeluoikeuksia, voi tapahtuman järjestäjä anoa alkoholituotteiden tilapäistä myyntilupaa Aluehallintovirastosta.

Ympäristöviranomaiselta tulee tiedustella, tarvitaanko tapahtumaa varten virallinen meluilmoitus vai riittääkö ilmoitus tapahtumasta kunnan ympäristösihteerille. Mikäli tapahtumapaikkaa ei ole ilmoitettu viralliseksi elintarvikehuoneistoksi, tulee tapahtuman järjestäjän tehdä tapahtumasta ilmoitus elintarvikeviranomaiselle. Etenkin jos paikalle tulee useita eri ruokamyyjiä on ilmoitus ehdoton. Pelastusviranomaiselle tulee toimittaa vähintään kahta viikkoa ennen tapahtumaa paikan pelastussuunnitelma sekä kartta- ja pohjapiirustukset paikasta. Tapahtuman ensiapuhuollon järjestämisestä tulee myös antaa selvitys.

Pelastuslaitos toimittaa puoltonsa eteenpäin Poliisille, jolle ilmoitus tapahtumasta tulee tehdä viimeistään viisi päivää ennen tapahtumaa. Tässä ilmoituksessa tulee olla luettelo tapahtuman järjestyksenvalvojista, sekä tapahtuman oleelliset tiedot. Kun lupa-asiat ovat kunnossa voidaan välttyä ikäviltä yllätyksiltä. Samalla tiedotetaan poliisia ja pelastuslaitosta tulevasta tapahtumasta, jolloin nämä tahot ovat valmiiksi tietoisia tapahtuman luonteesta jos saavat pelastussoiton kyseiseen osoitteeseen.

Vaikka lupa-asioita ja muuta muistettavaa on paljon, on tapahtumien järjestäminen antoisaa puuhaa. Ja eihän koko urakkaa tarvitse välttämättä hoitaa yksin, vaan voi koota hyvän luottoporukan ja delegoida osan töistä. Yhdessä työn hedelmistä on myös mukavampaa nauttia.