Missä tapahtuman voi järjestää?

Saako rokkikonsertin järjestää lähipuistossa? Entä miten paikan valinta vaikuttaa tapahtuman luonteeseen? Voinko esimerkiksi myydä olutta tapahtumassa, joka järjestetään vuokratiloissa? Tapahtuman järjestämiseen liittyy paljon erilaisia kysymyksiä, joihin osaan on olemassa suora vastaus, mutta toiset ovat paljon kinkkisempiä ja vaativat selvittämistä. Tapahtumaa kannattaakin alkaa suunnitella hyvissä ajoin, sillä vastaan saattaa tulla odottamattomiakin asioita.

Tilaisuuksien järjestämiseen tarvitaan usein erilaisia lupia, joiden saaminen voi olla hankalaa ja aikaa vievää. Prosessia on kuitenkin pyritty helpottamaan, jotta tapahtumia järjestettäisiin entistä enemmän ja niihin saataisiin vaihtelevuutta.

Jokainen voi olla tapahtumanjärjestäjä

Esimerkiksi Helsingin kaupunki tarjoaa yli 30 kaupungin kohdetta kaikille varattavaksi erilaisten tilaisuuksien järjestämistä varten. Kohteina on Helsingissä sijaitsevia puistoja ja toreja, ja ne ovat jokaisen varattavissa nettipalvelun kautta. Näillä paikoilla kuka tahansa voi järjestää yleisötapahtumia, kunhan noudattaa muutamia sääntöjä. Tapahtumaa varten ei tarvita edes välttämättä lupia jos tapahtuma noudattaa puistoille merkittyjä käyttötapoja- ja määräyksiä. Esimerkiksi eri puistoille ja toreille on voitu asettaa aikarajoituksia, jonka puitteissa tapahtuma tulee järjestää. Ilman erityislupia Helsingin kaupungin alueilla järjestettyjen tilaisuuksien tulee olla myös kaikille avoimia, sekä täysin ilmaisia.

Lipputuloja ja olutmyyntiä

Mikäli tapahtuman järjestämisen rahoittamiseen tarvitaan tilaisuudesta saatuja tuloja kaupunkien yleisessä käytössä olevat tilat eivät ehkä tule kyseeseen ja tapahtumalle tulee etsiä vaihtoehtoisia paikkoja. Monesti tapahtumia ja erilaisia keikkoja järjestetään paikoissa, jotka ovat olemassa juuri tätä tarkoitusta varten. Tällaisia ovat klubit, yökerhot, tanssilavat ja muut keikkapaikat. Tilaisuuksia ja tapahtumia varten voi vuokrata näitä tiloja tai tehdä yhteistyötä näiden paikkojen kanssa.

Jos tapahtuma järjestetään vaikka ravintolassa, jossa on jo valmiiksi anniskeluluvat, asian kanssa ei ole ongelmia. Hankalemmaksi tilanne muuttuu, jos tapahtuma järjestetään yksityisesti vuokratulla ulkoalueella. Tällöin tarvitaan luvat eri virastoilta, ja Pelastuslaitoksen sekä Poliisin hyväksymä turvallisuussuunnitelma sekä tapahtumailmoitus. Tapahtuma-alue sekä anniskelualueet tulee rajata aidoilla ja tapahtumaan tarvitaan järjestyksenvalvontaa. Vaikka tapahtumat olisivat kävijän näkökulmasta hyvinkin samantyyppisiä, voi paikan valinnalla olla todella suuria vaikutuksia siihen, millainen prosessi tapahtuman järjestämisen taustalla on ja miten paljon siihen kuluu aikaa.